Bescherm je klanten bij hun bezoek aan jouw website. Zorg goed voor hun persoonsgegevens!

Door Claire Hilberink de Vos
3 juni 2021
Bescherm je klanten bij hun bezoek aan jouw website. Zorg goed voor hun persoonsgegevens!

Met je website wil je meer omzet genereren, online zichtbaar zijn en meer bekendheid krijgen onder je doelgroep. Vergeet ook je Social Media kanalen niet, ook hier wil je je online zichtbaarheid vergroten en meer volgers en likes krijgen. Maar bekendheid alleen is niet alles. Je klant wordt tegenwoordig steeds kritischer en niet alleen op het gebied van aankoop, levertijd en service, maar ze letten ook steeds meer op hoe jij met privacy gevoelige informatie omgaat. Steeds meer persoonsgegevens zijn verspreid over het hele internet aanwezig. Bedenk maar eens op hoeveel verschillende websites jij al wel eens iets hebt besteld of gegevens hebt achtergelaten om informatie te ontvangen. Hoe zorg jij goed voor de persoonsgegevens van jouw klanten? In deze blog geven we je tips en tools hoe jij ervoor kan zorgen dat privacy gevoelige informatie van jouw klanten veilig is.

Privacy - en cookieverklaring

Jij als ondernemer bent verplicht om bezoekers van je website te informeren over hoe jij met hun persoonsgegevens omgaat. Bezoekers en dan niet alleen websitebezoekers, maar ook klanten en sollicitanten. Eigenlijk iedereen die op jouw website terecht komt en die daar, wellicht bewust danwel onbewust informatie achterlaat.

In een privacy - en cookieverklaring leg je vast wat je met de verkregen persoonsgegevens gaat doen, waarvoor je deze gegevens gaat gebruiken, wat de wettelijke grondslag is en hoe lang je deze gegevens bewaard. Daarnaast moet je uitleggen aan welke derde partijen jij de persoonsgegevens verstuurd. Je hoeft niet in detail de bedrijfsnaam van de derde partijen te vermelden, maar noem de branche waarin de derde partij(en) werkzaam is. Gebruik je Social Media buttons en cookies op je website, ook dit moet je je bezoekers melden. Voor de cookies die je gebruikt moet je vermelden om wat voor soort cookies het gaat, functioneel, analytisch of marketing cookies, en van welke cookie dienstverleners deze cookies zijn.

In je verklaring moet dus best veel informatie beschreven staan, om er zeker van te zijn dat je verklaring compleet is hebben we een checklist gemaakt.

Checklist privacy - en cookieverklaring
  • Bedrijfsgegevens; identiteit en contactgegevens
  • Is er een functionaris voor gegevensbescherming binnen je bedrijf? In de verklaring leg de contactgegevens van deze functionaris vast.
  • Wat ga je met de verkregen persoonsgegevens doen, oftewel wat zijn de verwerking doeleinden
  • In de AVG staan 6 grondslagen, wil je persoonsgegevens verwerken, dan moet je gebruik maken van een van deze grondslagen. De 6 grondslagen zijn; toestemming, vitale belangen, wettelijke verplichting, overeenkomst, algemeen belang en gerechtvaardigd belang.
  • Welke categorieën van ontvangers zijn er? Naar welke derde partijen stuur jij persoonsgegevens door.
  • Geef je persoonsgegevens door naar een ander land, binnen of buiten de eu?
  • Hoe lang bewaar jij de persoonsgegevens?
  • Beschrijf de rechten van betrokkenen, denk hier bijvoorbeeld aan het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
  • Maak je gebruik van geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering, geef dan hier informatie over.
  • Welke social media kanalen gebruik je? Voeg de naam en privacyverklaring toe.
  • Voor het gebruik van cookies leg je het volgende vast; naam, privacyverklaring, land en daarbij passende waarborg, soort cookie, korte uitleg van het cookie en de bewaartermijn van het cookie.

In de verklaring hoeft niet beschreven te staan welke persoonsgegevens je bedrijf verwerkt. Toch zou ik in het kader van transparantie je bezoekers zeker informeren over welke persoonsgegevens jij verwerkt.

Cookies & cookiebanner

Het gebruik van cookies op je website is heel waardevol. Cookies helpen je om het gedrag van de bezoeker goed te kunnen analyseren. Welke pagina’s worden goed bezocht, waar lopen bezoekers op een pagina tegenaan, dus wat werkt goed en wat niet, om zo je pagina’s en doorloop steeds beter te kunnen inrichten.

In welke producten is een bezoeker geïnteresseerd? Heb je deze informatie dan kunnen er gerichte advertenties worden ingezet om de bezoeker over te halen om tot een aankoop over te gaan.

Ga je gebruik maken of maak je al gebruik van cookies, dan heb je in de meeste gevallen toestemming van de bezoeker nodig. Je vraagt de bezoeker om toestemming van een cookiebanner.

Wanneer heb je geen cookiebanner nodig? Gebruik je functionele - en analytische cookies en zijn deze privacy vriendelijk ingesteld, dan hoef je voor dit gebruik geen toestemming te vragen aan je bezoekers.

Voor het gebruik van vergaande analytische cookies, marketing - en tracking cookies, zal je wel toestemming moeten vragen aan de bezoeker. Geeft de bezoeker geen toestemming, dan mogen die cookies ook niet gebruikt worden.

Hoe geeft de bezoeker van je website toestemming voor het gebruik van cookies? De laatste tijd zien we vaker dat op websites niet op juiste manier toestemming gevraagd wordt. Wat we veel zien is dat analytische, marketing - en/of tracking cookies vooraf al zijn aangevinkt. Dit mag niet! De bezoeker van de website moet zelf toestemming geven. Dit doen ze door het aanvinken van een vakje of door te klikken op een acceptatie-knop. Wordt het laatste gebruikt dan moet uit de cookie banner blijken wat voor cookies er gebruikt worden. Voor de bezoeker moet altijd duidelijk zijn waarvoor hij/zij toestemming geeft.

Hoe zit het met contactformulieren en nieuwsbrieven?

Een van doelen van ondernemers is om een zo groot mogelijke doelgroep en de contactgegevens van deze groep te verzamelen. Zodat zij deze groep altijd kan bereiken met mails, advertenties etc. Op veel websites zie je daarom contactformulieren. Wil je meer informatie over een product of dienst, dan kan je het contactformulier invullen. Op een contactformulier moet de bezoeker persoonsgegevens invullen, vaak zijn dit naam, mailadres en een telefoonnummer, zodat de ondernemer hen kan bereiken. Maar soms wordt er ook te veel informatie gevraagd, bijvoorbeeld adresgegevens, dit is in principe niet nodig voor een eerste contact.

Zorg dat jij jouw bezoekers niet ‘over’ vraagt als het gaat om persoonsgegevens, vraag alleen het hoognodige voor een eerste contact. Des te minder gegevens je vraagt hoe eerder zij geneigd zijn om een contactformulier te gebruiken.

Bij sommige bedrijven kun jij je als bezoeker ook aanmelden voor de nieuwsbrief. Bezoekers die zich inschrijven voor een nieuwsbrief willen graag op de hoogte zijn van de laatste producten en aanbiedingen. Maar veel vaker worden nieuwsbrieven gezien als spam. Wil jij als ondernemer nieuwsbrieven versturen, dan heb je hier toestemming van de bezoeker voor nodig. Zorg voor een juist geformuleerde toestemmingsvraag.

Verwerkingsregister; wat is dat?

Het verwerkingsregister?! Je had het al eerder gelezen in de blog, maar wat is dat eigenlijk. Het verwerkingsregister is verplicht vanuit de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming). Het register is een overzicht van wat jij als bedrijf doet met persoonsgegevens. Het register verschilt met de privacyverklaring, omdat hier ook informatie over je personeelsleden te vinden is. Je beschrijft welke persoonsgegevens je van hen verwerkt. Dit staat niet in de privacyverklaring, omdat deze op de website staat en altijd inzichtelijk is voor je bezoekers.

Het verwerkingsregister kan ten allen tijde worden opgevraagd door een toezichthouder.

Checklist verwerkingsregister
  • Bedrijfsgegevens; naam, contactgegevens en indien je deze hebt de functionaris gegevensbescherming
  • Verwerkingsdoeleinden
  • Categorieën persoonsgegevens en betrokkenen; welke gegevens worden verwerkt
  • Categorieën van ontvangers; welke derde partijen ontvangen deze gegevens
  • Doorgifte persoonsgegevens naar een derde land; worden de gegevens verstrekt naar partijen in een ander land, dan wordt dit beschreven
  • Bewaartermijnen; voor welke periode worden deze gegevens opgeslagen
  • Beveiligingsmaatregelen; welke maatregelen worden getroffen om de veiligheid van de persoonsgegevens te garanderen

Hulp nodig?

Heb jij hulp nodig bij het opstellen van jouw privacy - en cookieverklaring, cookiebanner of verwerkingsregister?

Of;

Heb jij of wil jij een nieuwe website, maar heb je nog niet nagedacht over de cookies die je wil gaan inzetten op je website, ook hierbij kunnen wij waardevolle tips geven.

Een keer sparren over de mogelijkheden voor jouw website, neem dan contact met ons op!

Elkaar leren kennen is het fundament van goede software

Stel je vraag; wij luisteren. Of plan direct een gratis brainstormsessie in onze agenda.

© softwarevoorjou.nl

ook wij gebruiken cookies:

  • om onze website goed te laten werken
  • voor marketingdoeleinden.

Meer informatie over de cookies kan je vinden in ons privacyverklaring

nee, liever niet

Software voor jou.nl